Organisation : 3 pistes pour gagner en sérénité

Quand on est entrepreneuse, à plein temps ou en complément d’une activité salariée, la gestion du temps devient vite un casse-tête. Il suffit de voir le nombre de ressources, d’outils, de méthodes dédiés à l’organisation, à la productivité, à la lutte contre la procrastination que l’on peut trouver en ligne…

Pour moi aussi, l’organisation et la gestion du temps a longtemps été un sujet de prise de tête réflexion. Et revient régulièrement au coeur de mes préoccupations, lorsque les rendez-vous, les deadlines s’entrechoquent, et que les journées semblent trop courtes pour faire tout ce qui était prévu.

Petit à petit, j’ai appris à lâcher prise sur cette question. J’ai compris que le but même d’une to-do-list est de résister à toutes les tentatives d’en venir à bout ^^.

J’ai fini par accepter de m’écouter: si je procrastine régulièrement une tâche, c’est tout simplement parce qu’elle ne m’intéresse pas tant que ça. Si elle n’est pas vitale pour mon activité, autant la supprimer tout simplement. Et si elle est incontournable, alors la remettre au lendemain jusqu’au jour où l’on n’a vraiment plus le choix (par exemple, la deadline trimestrielle pour la déclaration de CA) n’est pas si problématique que ça!

Piste 1- Ne cherche pas l’organisation parfaite, cherche l’organisation qui te ressemble!

Bien se connaître permet d’adopter une organisation (ou une non-organisation) qui fonctionne pour soi: je ne suis jamais aussi efficace et rapide dans mon travail que lorsque je suis proche de la deadline. Certaines personnes stressent et paniquent à l’idée de faire les choses au dernier moment. Pour ma part, le côté « challenge » me motive et me force à être meilleure que si je m’y étais prise plus tôt. Pas question de chasser le naturel : au contraire, il faut pouvoir s’appuyer dessus !

J’ai réalisé aussi que, même si mon emploi du temps ressemble souvent à un joyeux bazar, je parviens à réaliser le boulot nécessaire, à satisfaire mes clients, à mener mes projets à bien, même s’ils prennent un peu plus de temps que prévu. Et finalement à faire progresser mon business. Je ne suis pas parfaite, mais je suis « suffisamment bonne ». Et c’est bien ainsi.

L’objectif n’est ni d’être LA plus productive, ni d’être irréprochable: si une organisation un peu freestyle te convient et te permet d’atteindre tes objectifs sans (trop de) casse, alors pas la peine de te laisser « polluer » par les rois et reines du bullet journal, de l’inbox zero ou du GTD.

Piste 2- Limite la longueur de ta to-do list

Rien de pire pour te démotiver qu’une to-do list à rallonge qui ne semble jamais pouvoir être rayée en totalité. Pour l’éviter, deux solutions:

La première est de de réaliser immédiatement les tâches faciles et rapides. Par exemple, il vaut mieux se planifier chaque jour une ou deux plages horaires pour consulter et traiter les mails. Plutôt que de le faire en parallèle d’autres tâches et de ser retrouver à inscrire sur sa to-do de répondre à untel….

La deuxième solution est de limiter drastiquement le nombre de tâches sur ta to-do list quotidienne. Certains préconisent de se limiter à une seule tâche essentielle, d’autres au nombre de 6. Le chiffre importe peu, l’important étant d’être obligé de prioriser, d’éviter le multi-tasking, d’évaluer de manière plus précise le temps nécessaire pour chaque tâche, ou encore de garder du temps pour soi ou pour faire face aux éventuelles urgences.

Piste 3- Teste plusieurs outils pour trouver celui qui te convient

Pas le choix: pour savoir quel outil est le mieux adapté à ton fonctionnement, il faut prendre le temps de les tester.

Pour ma part, j’ai beau adorer la jolie papeterie, les carnets, les planners,… il a fallu me rendre à l’évidence: les outils numériques sont les plus pratiques pour moi. Il me permettent de tout centraliser, de modifier, et de pouvoir les retrouver partout, sur mon téléphone ou un ordinateur.

Au fur et à mesure, j’ai enfin trouvé ce qui fonctionne pour moi: c’est l’association entre Google calendar pour avoir une vue mensuelle des rendez-vous et échéances, et le logiciel Notion.

Il m’a fallu un certain temps pour le prendre en main, mais aujourd’hui je ne pourrais plus m’en passer. Cet outil remplace de nombreux autres logiciels et a surtout l’avantage d’être entièrement personnalisable!

Je créer un planning chaque semaine, avec mes tâches réparties par jour. Puis, chaque jour, j’identifie mes 3 tâches prioritaires, sur lesquelles je dois me concentrer.

Et toi, où en es-tu de ton organisation? Quels sont tes recettes et outils secrets pour mener à bien tes projets?


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4 réflexions sur « Organisation : 3 pistes pour gagner en sérénité »

  1. Sophie

    Ah ben Trello j’utilisais ça tous les jours avant dans ma vie de project manager 😉
    Pour moi des todo courtes et réalistes associées à des dead lines courts sont sources d’efficacité. Je mets aussi un timer 45min sur une tache et je laisse où j’en suis (chaque jour suffit sa peine) et je passe à autre chose.
    Je vais me ressourcer dans la lecture ou la créativité aussi quotidiennement pour m’aérer les idées.

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